En el sector MICE, la excelencia no se improvisa: se construye con experiencia, pasión y un equipo sólido. Viajes Andrómeda, agencia referente desde 1987 y asociada a I de MICE, lleva décadas demostrando que un evento o incentivo solo alcanza el 10 sobre 10 si se rodea de los mejores.
Beatriz Ríos, al frente de su departamento MICE desde 1997, combina conocimiento, creatividad y una apuesta firme por la calidad en cada proyecto. En esta entrevista, nos comparte su visión sobre los cambios del sector, la importancia de innovar sin perder la cercanía y el arte de convertir cada viaje en una experiencia inolvidable.
- Para empezar, cuéntanos un poco sobre Viajes Andrómeda. ¿Cómo nació la agencia y qué papel juega hoy dentro del sector MICE?
Viajes Andrómeda abre sus puertas allá por el año 1987 y cuenta en la actualidad con mas de 80 empleados. Como agencia de viajes, toca todas y cada una de sus posibilidades, es decir, desde un vacacional hecho a medida, un corporativo muy especializado y eficiente hasta un departamento MICE que cumple con todo lo que su denominación implica, reuniones, incentivos, congresos y eventos. No en vano, siempre indico que realizamos desde la “matanza del cerdo hasta la vuelta al mundo”. No obstante, lo más importante es su equipo humano, con más de 15 años de experiencia.
- Viajes Andrómeda es una agencia con recorrido. ¿Qué valores definen vuestra forma de trabajar y cómo conseguís que el equipo los mantenga vivos en el día a día?
Nuestros valores son la Transparencia, la Garantía de Calidad y Servicio, el Trato Personalizado, la Creatividad, la Complicidad y, quizá lo más importante, la Honorabilidad y la Ética Profesional en nuestro proceder.
Los mantenemos vivos en el día a día porque creemos firmemente en ellos. Los protocolos de Viajes Andrómeda funcionan como nuestro propio Código Deontológico, como nuestra dirección IP: nos vemos y nos reflejamos en ellos.
- ¿Qué tipo de cliente corporativo suele confiar en vosotros y qué busca realmente cuando contrata un viaje de negocios o un incentivo con Viajes Andrómeda?
No trabajamos con un sector concreto. Todo cliente que llama a nuestra puerta —o al que nosotros “osamos” llamar— es atendido como si fuera único.
- El sector ha vivido muchos cambios en los últimos años. ¿Cómo os habéis adaptado a las nuevas demandas de sostenibilidad, digitalización y personalización en los eventos?
Como bien dices, nuestro sector ha sufrido muchísimos cambios… y los que vendrán.
Estoy convencida de que, en cualquier profesión, hay que estar siempre «update». Eso implica conocimiento e implicación.
La clave está en tomárselo como un juego: pronto te das cuenta de las ventajas que estos cambios aportan.
Sin los avances digitales no seríamos nada, y cuanto más tienes, más quieres. ¿Te imaginas que siguiéramos todavía con «manguitos»? Imposible.
En cuanto a la sostenibilidad, cada vez es más evidente que todos debemos remar en la misma dirección. Por eso, cada proyecto y cada innovación en Viajes Andrómeda lleva ese sello, como avalan nuestras certificaciones.
Respecto a la personalización, siempre ha sido necesaria, aunque aquí el verdadero protagonista es el cliente: es él quien da su propio sello al evento.
- ¿Cuáles son las claves para transformar un simple viaje de incentivo en una experiencia memorable?
Conocer bien el destino y rodearse de los mejores proveedores. Con estos dos ingredientes, un simple detalle o un buen servicio pueden convertirse en el gran recuerdo del viaje.
Por ejemplo, en Wadi Rum organizamos un campamento de lujo, decorado con alfombras tipo persas. Sin embargo, lo que realmente marcó la diferencia fue invitar a los pasajeros a tumbarse a mirar las estrellas. Apagamos todas las luces y, aprovechando los altavoces instalados para la fiesta posterior, sonó una música casi celestial. La fuerza de las estrellas del desierto hizo el resto.
Nuestro «apagón» duró unos 15 minutos y no supuso ningún coste adicional para el cliente. A día de hoy, todavía lo recuerdan.
- En vuestro enfoque, ¿cómo combináis la logística eficiente con la creatividad?
Tal y como lo indicas, la logística es el arte de poner en marcha todos los servicios que se confirman y coordinar sus tempos.
La creatividad es la imaginación al poder. Y en este punto debemos dar gracias al cliente, ya que siempre nos acota por presupuesto, lo que hace que el reto sea todavía más atractivo si cabe.
- ¿Qué peso tiene la innovación en vuestra forma de trabajar?
Siempre buscamos la forma de innovarnos. Antes comentaba la importancia de mantenerse «update».
En nuestro sector no es fácil: herramientas hay, pero no todas tienen un largo recorrido. Por eso, somos muy exigentes a la hora de implementar. No se trata de adoptar lo nuevo por moda, sino de apostar por aquello que realmente aporte valor y continuidad a nuestro trabajo.
- ¿Qué importancia dais a la cercanía con el cliente en un entorno cada vez más digital?
La cercanía con el cliente es vital, no puede ser reemplazada por entornos digitales. Los bien llamados entornos digitales son y serán siempre un buen complemento.
- Viajes Andrómeda forma parte de I de MICE. ¿Qué os motivó a uniros a esta comunidad y qué impacto ha tenido en vuestra forma de colaborar dentro del sector?
I de MICE es uno de los buenos resultados que surgieron de una situación tan dura como la pandemia. Ojalá no volvamos a vivir algo similar, pero es cierto que de las malas experiencias nacen iniciativas valiosas.
Durante ese tiempo, vimos claro que debíamos reforzar nuestra posición como un sector estratégico para las empresas. En esos meses, prácticamente lo único que se movía, si se me permite la expresión, era el tráfico de mascarillas.
Solos no podíamos lograrlo. Así que varias de las mejores agencias unimos fuerzas, buscamos sinergias y nos pusimos en marcha para dar a conocer el verdadero valor de los viajes de incentivo: cómo impulsan la economía de países, ciudades y pueblos, y cómo permiten a las empresas medir claramente su retorno (ROI).
Está claro que los incentivos son el reflejo de una buena economía y un buen producto, pero apostar por ellos siempre es apostar a caballo ganador.
Ofrecer a clientes o empleados una experiencia que difícilmente vivirían por sí mismos no solo fideliza, también abre mentes, genera conocimiento y fomenta la socialización. Al final, quien lo vive desea que vuelva a repetirse. Creamos sueños y los hacemos realidad.
- Gestionar viajes y eventos implica tratar con muchos proveedores. ¿Qué criterios seguís para seleccionar a vuestros colaboradores y garantizar calidad en cada proyecto?
Aquí juega un papel muy importante la experiencia.
Sabemos que nadie da duros a cuatro pesetas, aunque aún hay “personajes” que intentan aparentarlo.
En los incentivos, por ejemplo, hay proveedores especializados en mayoristas y otros en individuales, pero no todos son aptos para este tipo de proyectos.
En eventos, el abanico de servicios es aún más amplio, por lo que seleccionamos colaboradores que, por su trayectoria, demuestren solvencia y buen hacer, avalados por referencias y trabajos anteriores. Ningún incentivo y/o evento obtiene el 10 sobre 10 si no te has rodeado de los mejores. Nuestro éxito es el resultado de dicha fórmula.
- Seguro que en todos estos años habéis vivido anécdotas únicas. ¿Podrías contarnos alguna situación complicada que hayáis tenido que resolver en un evento y cómo lo solucionasteis?
En cualquier incentivo o evento siempre surgen incidencias; lo importante es saber gestionarlas de manera que el pasajero o asistente no llegue a notarlo.
Hace algún tiempo organizamos un incentivo para más de 400 personas en Bangkok y Singapur. Nos propusimos un reto interno: apostar en qué destino el equipaje sería entregado a los clientes en el menor tiempo posible tras su llegada al hotel.
La mayoría apostó por Singapur —conocido como la “Suiza asiática”—, donde todo funciona con una precisión impecable. Allí, el hotel incluso calcula y comunica con exactitud la hora en que los grupos cruzarán la puerta tras aterrizar, y lo cumplen al minuto. Llegamos pasado el mediodía, y muchos pasajeros decidieron salir directamente a la ciudad sin pasar por sus habitaciones.
El plan de distribución de equipaje parecía perfecto, pero surgió un imprevisto: por protocolo de seguridad, no se podía dejar ninguna maleta en los pasillos. Esto provocó que los equipajes subieran y bajaran en los ascensores como si fueran en una noria, sin avanzar en la entrega.
Al detectar el problema, propusimos utilizar una llave maestra para abrir las habitaciones y colocar las maletas dentro. Así lo hicieron. Curiosamente, a nadie del hotel —con toda su precisión “suiza”— se le había ocurrido.
Finalmente, la apuesta la ganó Bangkok: en solo 15 minutos lograron distribuir más de 800 maletas.
- Y por el lado positivo, ¿hay algún viaje o evento que recuerdes con especial cariño por lo bien que salió o por lo mucho que impactó al cliente?
Todos son efectuados a medida. Te implicas en el proyecto como si del primero se tratara y das lo mejor de ti. Por ello no hay mejores, lo son todos.
- Si tuvieras que diseñar el incentivo perfecto sin limitaciones de presupuesto, ¿cómo sería y dónde lo organizarías?
Te diría que el lugar no es lo más importante. El mundo está lleno de parajes increíbles por su cultura, su gente y sus paisajes.
Siempre he trabajado con restricciones de presupuesto, pero recuerdo un incentivo que organizamos para los mejores clientes de una prestigiosa marca de automóviles en Barcelona.
En esa ocasión, el presupuesto por pasajero fue muy elevado, lo que nos permitió celebrar cada cena en un venue único. Incluso la Sagrada Familia se iluminó especialmente para nuestro evento. Fue un viaje donde realmente se pudo invertir en crear experiencias inolvidables.
- Por último, ¿cómo ves el futuro del sector MICE y qué crees que marcará la diferencia en los próximos años?
Sinceramente el MICE es el futuro, después estará todo lo demás “online”. Al MICE hay que mimarlo y tratarlo como si fuera único, esto es lo que lo mantiene en el tiempo.
